MANUAL
DE PEGASUS MAIL
VII. LIBRO DE
DIRECCIONES
Crear un libro de direcciones
A medida que aumentan las direcciones que
utilizas al enviar mensajes de correo, se hará cada vez más necesario que utilices
libros de direcciones. Para crear un libro de direcciones, sigue los pasos que se detallan
a continuación:
Pulsa el cuarto icono (Open or manage address
books) de la barra o selecciona la opción Address books en el menú Addresses; o pulsa la
tecla F3.
Se abrirá la ventana de libros de
direcciones. Pulsa el botón New.
Se abrirá el cuadro de diálogo Enter long
name and file name. En el campo Long name for item, escribe la descripción del libro de
direcciones.
En el campo Filename (optional), como su mismo
nombre indica, puedes especificar el nombre del archivo en el que se almacenará el libro.
Si no lo haces, Pegasus asignará un nombre automáticamente.
Si todo está bien, pulsa el botón OK. Si en
el último momento decides no crear el libro de direcciones, entonces pulsa el botón
Cancel.
Una vez aceptados los datos, en la ventana de
selección de libros de direcciones, aparecerá el libro recién creado.
Añadir datos a un libro de
direcciones
Pulsa el botón Open or manage address books;
selecciona la opción Address books en el menú Addresses; o pulsa la tecla F3.
Se abrirá la ventana de libros de direcciones
(ventana Select an address book). Busca el libro de direcciones que quieres abrir, y
márcalo con el ratón.
Pulsa el botón Open; o haz doble clic.
Aparecerá una nueva ventana, cuyo nombre
coincidirá con el de la descripción del libro que has abierto. Observa también que en
el menú principal se ha añadido una nueva opción, Addressbook.
Pulsa el botón Add.
Se abrirá el cuadro de diálogo Edit address
book entry, que te permitirá introducir todos los datos que quieras.
Si todo está bien, pulsa el botón OK. Si en
el último momento decides no aceptar los datos, pulsa el botón Cancel.
Una vez aceptados los datos, en la ventana de
gestión del libro de direcciones, aparecerá los datos ingresados.
Borrar un grupo de registros de
un libro de direcciones
Pulsa el botón Open or manage address books;
selecciona la opción Address books en el menú Addresses; o pulsa la tecla F3.
Se abrirá la carpetar de libros de
direcciones (ventana Select an address book). Busca el libro de direcciones que quieres
abrir, y márcalo con el ratón.
Pulsa el botón Open, o haz doble clic.
Selecciona los registros a eliminar.
Una vez seleccionados, pulsa el botón Delete.
Insertar en un mensaje uno o
varios registros de un libro de direcciones
Si en un mensaje de correo tienes que utilizar
direcciones de correo que ya tienes almacenadas en un libro de direcciones, puedes
recurrir a la técnica de arrastrar y soltar de Pegasus. Para ello, sigue estos pasos:
Abre el libro de direcciones en el que se
encuentran las direcciones que quieres insertar.
En el libro de direcciones, selecciona el
registro/s (o direcciones) que necesitas.
Mediante el ratón, arrastra a la ventana de
edición del mensaje los registros seleccionados. Si la opción Resolve aliases del menú
Addressbook está activada, aparecerán en el mensaje las direcciones de los registros
insertados. Si la opción que está activada es Resolve names, en el mensaje se
insertarán los nombres en lugar de las direcciones.
Imprimir un grupo de
registros de un libro de direcciones
Además de tener una copia de seguridad de tus
libros de direcciones, quizás quieras tener una copia impresa.
Pulsa el botón Open or manage address books;
selecciona la opción Address books en el menú Addresses; o pulsa la tecla F3.
Se abrirá la carpetar de libros de
direcciones. Busca el libro de direcciones que quieres abrir, y selecciónalo con el
ratón.
Pulsa el botón Open; o haz doble clic.
Selecciona los registros a imprimir.
Pulsa el botón Print the current window;
selecciona la opción Print del menú File; o pulsa la combinación de teclas CTRL+P.
Se abre la ventana Print address book or
selected entries, en la que aparecerán tres nuevos botones.
Si pulsas el botón Print an abbreviated list,
se creará un informe del libro de direcciones, en el que se imprime una línea por cada
registro: sólo se incluye el nombre (campo Name (alias)) y la dirección de correo
electrónico (E-mail address).
Pulsando el botón Print full details for each
record, se imprimirán todos los datos de cada registro seleccionado: Nombre (Name), la Organización y Departamento a que pertenece
(Dept/Company), la Clave (Key), la dirección (Street address), la
dirección postal (Postal address), la dirección de correo electrónico (E-mail address),
número de teléfono (Phone number), número de fax (Fax number), y las observaciones que
hayas podido introducir (Notes).
Si no deseas imprimir nada, pulsa el botón
Cancel printing.
Cambiar datos en un libro de
direcciones
Pulsa el botón Open or manage address books o
bien selecciona la opción Address books en el menú Addresses o bien pulsa la tecla F3.
Se abrirá la carpetar de libros de
direcciones. Selecciona el libro que quieres abrir
Pulsa el botón Open, o haz doble clic.
Si sabes qué registro quieres modificar,
puedes ir directamente a él, o buscarlo mediante las herramientas que proporciona
Pegasus.
Borrar un libro de
direcciones
Si estás seguro de que ya no vas a necesitar
ninguna de las direcciones de un libro, lo más aconsejable es borrarlo. Para ello, sigue
los pasos que se detallan a continuación:
Pulsa el botón Open or manage address books o
bien selecciona la opción Address books en el menú Addresses o bien pulsa la tecla F3.
Se abrirá la carpetar de libros de
direcciones. Busca el libro de direcciones que quieres abrir, y selecciónalo con el
ratón.
Pulsa el botón Delete.
Se abrirá el cuadro de diálogo Delete
address book?, mediante el que se pedirá confirmación de borrado.
Si efectivamente deseas borrarlo, pulsa el
botón Yes. En caso contrario, pulsa el botón No.
Si confirmaste la eliminación del libro, la
operación se reflejará de forma inmediata en la carpetar de libros de direcciones: ya no
aparecerá en la lista.
Renombrar un libro de
direcciones
Si quieres cambiar el nombre de un libro de
direcciones, sigue estos pasos:
Pulsa el botón Open or manage address books o
bien selecciona la opción Address books en el menú Addresses o bien pulsa la tecla F3.
Se abrirá la carpetar de libros de
direcciones. Busca el libro de direcciones que quieres abrir, y señálalo con el ratón.
Pulsa el botón Rename.
Se abrirá el cuadro de diálogo Enter long
name and file name. En el campo Long name for item, escribe la nueva descripción del
libro de direcciones. Por ejemplo, teclea Libro de direcciones renombrado.
En el campo Filename (optional), escribe el
nuevo nombre del archivo en el que se almacena el libro.
Pulsa el botón OK para aceptar las
modificaciones. Si decides cancelar la operación, pulsa el botón Cancel.
Volverás a la lista de libros de direcciones,
donde aparecerá el libro con los datos modificados.
Añadir datos de un libro de
direcciones a otro
Evidentemente, para poder intercambiar
direcciones entre varios libros, éstos deben existir previamente; de lo contrario, sería
imposible llevarlo a cabo. Comprueba en primer lugar que tienes los libros que necesitas.
Veamos a continuación cómo podemos pasar direcciones de un libro a otro:
Abre los dos libros de direcciones que van a
participar en la operación.
Para tu comodidad, puedes organizarlos en la
pantalla de forma que te queden ambos a la vista
Sitúate sobre la dirección que quieres
copiar, y pulsa el botón izquierdo del ratón sobre ella. Sin soltar el botón, arrastra
el ratón hasta que el icono esté dentro del libro destino. Para comprobar que lo estás
haciendo bien, observa que el icono del ratón se transforma de una flecha en un icono
consistente en un rectángulo con el símbolo '+' dentro de él.
Suelta el botón, y la dirección aparecerá
inmediatamente dentro del libro.
Importar datos a un libro de
direcciones
Además de poder traer datos de otro libro de
direcciones, se pueden importar datos directamente de los mensajes de correo. Este
procedimiento es mucho más cómodo que apuntarlo en un papel y teclearlo después en el
libro de direcciones. Para poder importar datos de un mensaje en un libro, sigue los pasos
que se reseñan a continuación:
Abre el mensaje del que quieres importar los
datos.
Abre el libro de direcciones al que quieres
añadir los datos.
Pulsa el botón Add. Automáticamente se
creará una ficha con los datos provenientes del mensaje.
Pulsa OK para aceptar el nuevo registro.
Exportar datos de un libro de direcciones
Abre el libro de direcciones l que quieres
exportar los datos
Si quieres exportar todos los registros, no
selecciones ninguno. Si quieres enviar determinados registros, selecciónalos teniendo en
cuenta que para seleccionar registros contiguos, puedes utilizar la tecla MAYS, y para
marcar mensajes no contiguos, la tecla CTRL.
Selecciona la opción Export to text file...
del menú Addressbook
En la ventana que aparecerá, deberás
especificar a qué archivo quieres exportar los datos, seleccionando la unidad y el
directorio donde deseas ubicarlo
Pulsa OK para aceptar la operación
Exportar direcciones de un
libro a una lista de distribución
Si en un determinado momento necesitas crear una
lista de distribución de correo, y quieres utilizar direcciones que ya tienes en algún
libro, puedes utilizar el mecanismo provisto por Pegasus para ello.
Abre el libro de direcciones del que quieres
exportar los datos
Abre la lista de distribución en la que
quieres importar los datos. Si no existiera, créala según se muestra en el apartado
crear una lista de distribución de correo
Selecciona los registros del libro que quieres
exportar. Si quieres utilizarlos todos, sitúate en el primero y márcalo. A continuación
pulsa la tecla BLOQ MAYS, y sin soltarla vete al último registro y márcalo. Así, todos
los registros del libro quedan seleccionados. Ahora puedes soltar la tecla BLOQ MAYS.
(Otra forma de seleccionar todos los registros del libro, es ejecutar la opción Select
all del menú Edit).
Pulsa el botón izquierdo del ratón, y
arrastra el cursor hasta que se encuentre dentro del área de la lista de distribución.
Observa que el cursor debe convertirse en un recuadro punteado con un símbolo '+' dentro
de él.
Suelta el botón del ratón, y las direcciones
seleccionadas quedarán automáticamente insertadas en la lista de distribución
Pulsa el botón Save para grabar los cambios .
Cambiar el orden de
visualización de un libro de direcciones
Abre el libro de direcciones en cuestión, si
quieres visualizar los registros ordenado según su clave, elige la opción Sort by key
del menú Addressbook. Si quieres visualizarlos ordenados por el nombre, elige la opción
Sort by name, en el mismo menú utilizar el libro de direcciones para enviar correo.
Además de poder insertar direcciones de un libro, éste se usar principalmente como
recordatorio: en realidad, se trata de una agenda electrónica.
Sin embargo, su mayor utilidad reside en el
hecho de que se permita pasar datos de un sitio a otro, tanto de un mensaje a un libro de
direcciones, como de un libro a un mensaje. Veamos cómo se puede utilizar el libro para
crear un mensaje:
Abre el libro de direcciones donde se
encuentra la dirección que quieres utilizar
En el menú Addressbook, comprueba que esté
activada la opción Paste addresses. De este modo, se utilizarán las direcciones; y en
caso contrario, los nombres
Sitúate sobre la dirección, y haz doble clic
con el ratón. Automáticamente se creará un nuevo mensaje de correo, en el que se habrá
introducido la dirección seleccionada en el campo To: del mensaje.
Ahora ya puedes continuar con la creación
normal del mensaje.
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