MANUAL DE PEGASUS MAIL

IV. ARCHIVOS ADJUNTOS A LOS MENSAJES

Crear un attachment (archivo adjunto) en un mensaje

Para poder crear un attachment (se ha traducido generalmente como archivo anexado, o simplemente anexo), debes estar editando un mensaje: obviamente, debemos tener algo a lo que anexar.

1. Pulsa la segunda pestaña Attachments que se encuentra en la parte izquierda del editor de mensajes; o pulsa la tecla F7.

2. Se mostrará una ventana de diálogo, que te permitirá especificar qué archivo(s) quieres enviar junto con el mensaje. Puedes verlo en la figura que se muestra a continuación.

3. En el apartado Current attachments, se encuentran los anexos que ya están incluidos en el mensaje.

4. En el apartado siguiente, se encuentra el selector de archivos que permite elegir qué archivo(s) se quieren anexar al mensaje. Supongamos, por ejemplo, que tenemos un problema con un programa, y que el Servicio Técnico de la empresa que lo produce nos pide que le enviemos unos archivos para que ellos puedan comprobar nuestro sistema. Concretamente, los archivos que debemos enviarles son WIN.INI y SYSTEM.INI, que se encuentran en el directorio WINDOWS de la unidad C de nuestro disco duro. Además, se nos pide CONFIG.SYS y AUTOEXEC.BAT del directorio raíz.

5. Ahora ya sabemos qué tenemos que enviar; no nos queda más que seleccionarlos, y añadirlos a la lista de attachment. Veamos cómo enviamos el primero, por ejemplo SYSTEM.INI.

6. En primer lugar, comprueba que en Drives está seleccionada la unidad C. Si no es así, simplemente selecciónala en la lista desplegable que se encuentra en la mitad.

7. Como seguramente recordarás, el archivo se encuentra en el directorio Windows. Comprueba que en Path aparece solamente C:\. Si no es así, bajo Directories aparecerá [..], que significa bajar un nivel en la estructura de directorios.

8. Una vez que te encuentres en el directorio raíz, utilizando la barra de desplazamiento vertical que se encuentra a la derecha de Directories, muévete por ella, y elige el directorio Windows. Tanto la casilla Path como el cuadro Files se actualizarán en consecuencia.

9. Habiendo comprobado que te encuentras en el directorio correcto, elige SYSTEM.INI en el cuadro Files. Para moverte por el directorio, puedes utilizar la barra de desplazamiento que tienes a la derecha. Para añadir un archivo a la lista de attachment, haz doble clic sobre el nombre, o pulsa el botón Add, que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

10. Si, en lugar de todos los archivos del directorio, quieres que se muestren sólo los que tú quieres, puedes utilizar la casilla Filename, que sirve precisamente para filtrar archivos de la lista. En nuestro caso, podríamos filtrarlos para que nos mostrara sólo los archivos de tipo INI. Es decir, en la casilla Filename escribiríamos *.INI, y al pulsar la tecla ENTER, en el cuadro Files sólo aparecerían dichos archivos. Este mecanismo facilita las cosas cuando se sabe exactamente lo que se quiere y los nombres de los archivos tienen algo en común.

11. Para comprobar que efectivamente el archivo está seleccionado, observa el cuadro Current attachments: aquí deben aparecer los archivos que necesitamos.

12. Después de seleccionado el primer archivo, el proceso continuaría de la misma forma hasta tener todos los que debemos incluir.

13. Si quieres hacer un retoque de última hora al mensaje, aún puedes continuar editándolo. Para ello, pulsa la primera pestaña Message, o pulsa la tecla F8.

Comprobar si hay correo pendiente

La comprobación de si hay o no correo pendiente de recoger en el servidor, puede llevarse a cabo de forma manual o automática. Sea cualquiera el método que utilices, debes haber configurado previamente el servidor POP. Si aún no lo has hecho y no sabes cómo se hace, puedes verlo en la sección Configuración de Pegasus para recibir correo.

Comprobación automática

Para que el propio programa compruebe automáticamente si hay correo, sigue estos pasos:

1. En el menú File, selecciona la opción Network configuration, que se encarga de configurar los aspectos relacionados con redes.

2. Pulsa el botón Advanced Network configuration....

3. En el grupo de opciones Incoming (POP3) mail, la opción Check for new POP mail every xxx secs idle permite establecer el intervalo (en segundos) de inactividad para que Pegasus compruebe si hay correo nuevo en el servidor.

4. Teclea el número de segundos que deseas. De este modo, si pones 180, significará que si dejas de usar el teclado y el ratón durante 180 segundos (aproximadamente), el programa comprobará si hay correo POP.

5. Pulsa el botón OK para aceptar (2 veces)

Nota:

Comprobación manual

Mientras se está recibiendo el correo, se puede monitorear el proceso mediante varios controles: en primer lugar, en la parte izquierda de la barra de estado irán apareciendo mensajes que muestran el progreso en cada momento. En primer lugar, aparecerá el mensaje POP3: Connecting.... Si se conecta satisfactoriamente con el servidor, aparecerá el mensaje POP3: Getting message list....

Si se produce algún error durante la conexión, recibirás un mensaje de información.

En el mensaje se explica que no se pudo conectar con el servidor, y te recuerda que compruebes la configuración del servidor POP y SMTP. Puedes ver cómo se hace en la sección Configuración de Pegasus para recibir correo.

Recogida selectiva de mensajes

Hay aún otra forma de bajar el correo pendiente: la recogida selectiva. Esto significa que puedes coger sólo los mensajes que quieres de entre la lista de todos los que tienes pendientes. Esto es muy útil en el caso de que tengas una gran cantidad de ellos, y estés esperando por uno en particular; en este momento, no tienes por qué cogerlos todos, tan sólo el que estás necesitando. Para ello, elige la opción Selective mail download del menú File, y aparecerá la ventana que se muestra a continuación.

Una vez que tiene en su poder todas las cabeceras de los mensajes, puede descargarlos sin borrarlos del servidor, borrarlos del servidor o descargarlos y borrarlos del servidor.

Si elige desgargar los mensajes y borrarlos del servidor empezará a descargarlos de nuestro servidor. Entonces se mostrará el mensaje POP3: Downloading message xx of nn..., en el que se puede ver el número de mensaje que se está recogiendo y el total de los mensajes que hay en el servidor.

Si se tiene activada la opción Delete mail from host once successfully retrieved (que se encuentra en File, Network configuration, Advanced configuration options), tras recoger un mensaje, se mostrará la cadena POP3: Clearing mail on host..., que indica que se está borrando el mensaje recién recogido.

Recoger el correo, manteniendo los mensajes en el servidor

Por determinadas razones, puede que en algún momento necesites recoger el correo, pero sin borrarlo del servidor. Pegasus también prevé esta posibilidad. Para ello, sigue estos pasos:

1. En el menú File, Network configuration, que se encarga de configurar los aspectos relacionados con redes. Pulsa el botón Advanced configuration options....

2. En el grupo de opciones Incoming (POP3) mail, desactiva la opción Delete mail from host once successfully retrieved, si no lo estaba ya.

3. Pulsa el botón OK para aceptar (2 veces)

A partir de ahora, los mensajes que descargues permanecerán en el servidor. Si activas la opción que en principio es lo más usual, los mensajes se borrarán del servidor a medida que se descargan.

No recoger mensajes mayores de un tamaño dado

Si tu servidor no es muy potente, o si tienes problemas de espacio en disco, o tu módem es lento, o por cualquier otra razón similar, es más que probable que prefieras no recibir los mensajes cuyo tamaño exceda la capacidad de tu equipo. Puedes evitarlo si sigues estos pasos:

1. Elige Options en el menú Tools , selecciona la ficha Network y pulsa el botón Advanced configuration options....

2. En el grupo de opciones Incoming (POP3) mail, el cuadro de edición Do not download mail larger than xxx KB permite que no se carguen en tu buzón los mensajes que sobrepasen el tamaño que establezcas. Así, si tecleas 225, estarás diciendo que no quieres los mensajes que pasen de 225 KB.

3. Pulsa el botón OK para aceptar (2 veces)

Imprimir un mensaje de correo

Aunque no se trata de la opción más usada de los programas de gestión del correo electrónico, en ocasiones será muy útil poder guardar una copia impresa de un mensaje. Para poder imprimir mensajes de correo, debes tener abierto la carpeta donde esta el mensaje.

1. Selecciona el mensaje que quieres imprimir

2. Pulsa el botón Print the current window, o elige la opción Print... del menú File. Se abrirá el cuadro de diálogo (mostrado anteriormente) Print mail message(s), en el que puedes establecer los parámetros de la impresión.

3. Si quieres utilizar otra impresora, elígela en la casilla desplegable Printer. Sólo aparecerán las impresoras que hayas instalado, de modo que si quieres utilizar una impresora determinada, debes instalarla previamente.

4. Si quieres modificar los márgenes superior e inferior, introduce el valor en el cuadro de edición Top/bottom.

5. Comprueba en el cuadro de edición Left/right que los márgenes izquierdo y derecho son los adecuados. Observa que las medidas de todos los márgenes son en milímetros, y que Pegasus no permite especificar un margen menor de 10 mm.

6. Si quieres que el texto impreso aproveche la longitud de las líneas, marca la casilla de verificación Reformat long lines to fit page.

7. Si quieres utilizar otra fuente, pulsa el botón Font: se abrirá la carpeta de fuentes, con el que podrás establecer el tipo de letra, el tamaño, y el estilo, es decir, si quieres la letra en negrita y/o en cursiva.

8. El control Print which message headers? permite especificar cómo quieres imprimir la cabecera:

Significant, full. Imprime la cabecera completa del mensaje

Significant, first line. Imprime las primeras líneas de la cabecera

All. Imprime la cabecera que se ve normalmente en el lector de mensajes.

None. No imprimirá ningún campo de la cabecera: simplemente las ignora.

9. Cuando estés conforme con los parámetros de impresión elegidos, pulsa el botón OK. Si en último momento decides no imprimir el mensaje, pulsa el botón Cancel.

Imprimir una lista de mensajes de correo

Si en lugar de imprimir el contenido de los mensajes, quieres imprimir la lista de ellos (como si fuera un directorio), puedes utilizar esta opción. En el informe aparecerán los campos básicos de la cabecera, que son los que se muestran en las carpetas, a saber:

Remitente, Asunto, Fecha y Hora de envío. Asimismo, se indica si el mensaje ha sido leído o no.

Para poder utilizar esta opción, no puede haber ningún mensaje seleccionado ni abierto, pero debe estar abierto la carpeta donde esta el mensaje:

1. Pulsa el botón Print the current window, o elige la opción Print... del menú File. Se abrirá el cuadro de diálogo Print a message list?.

2. Si quieres imprimir la lista de mensajes, pulsa el botón Yes, print a list. Si quieres cancelar la impresión del listado, pulsa el botón No, return to browsing.

Borrar un mensaje de correo

Cuando ya no quieras un mensaje, es recomendable que lo borres: entre otras cosas porque, a pesar de la gran capacidad de los discos duros actuales, el espacio siempre parece ser escaso. Como valor añadido, tu buzón de correo ganará en claridad y limpieza.

Para poder borrar un mensaje de correo, debes tener abierto la carpeta donde esta el mensaje.

1. Selecciona o abre el mensaje que quieres borrar. Recuerda que para seleccionar mensajes contiguos, puedes utilizar la tecla MAYS, y para marcar mensajes no continuos, la tecla CTRL.

2. Pulsa el botón Delete o la tecla SUPR.

3. Si está activada la opción File | Preferences | General settings... | Ask for confirmation before deleting, se te preguntará si quieres borrarlo realmente.

4. Si quieres borrar el mensaje, pulsa el botón Yes, y No en caso contrario.

5. Si está activada la opción File | Preferences | General settings... | Preserve deleted messages until exit, el mensaje no se borrará inmediatamente. En lugar de ello, se moverá a la carpeta Deleted messages. Al salir del programa, se borrará esta carpeta y todos los mensajes que contenga.

 Borrar un grupo de mensajes de correo

A menudo, te será más cómodo borrar varios mensajes simultáneamente, en lugar de uno por uno. Para ello: selecciona o abre todos los mensajes que quieres borrar. Recuerda que para seleccionar mensajes contiguos, puedes utilizar la tecla MAYS, y para seleccionar mensajes alternos la tecla CTRL.

A partir de este punto, los pasos son los mismos que se detallan en la sección Borrar un mensaje de correo.

Leer un mensaje encriptado

En primer lugar, suponemos que tanto el emisor como el receptor del mensaje utilizan Pegasus como programa de correo.

1. Entra en la carpeta donde se encuentra el mensaje tal como haces habitualmente

2. Abre el mensaje en cuestión, que en principio no tiene ninguna señal de que se encuentra codificado

3. En cuanto lo abres, verás que se abre un cuadro de diálogo nuevo, titulado Enter key to decrypt message, que es el que realmente nos dice que el mensaje se encuentra encriptado.

4. En la primera parte de la ventana, se encuentra la información básica sobre el mensaje, esto es, el emisor, el subject y la fecha y hora de envío.

5. En la parte inferior de la ventana, se nos muestra el método con el que se encriptó el mensaje. En el ejemplo, se hizo con el encriptador integrado de Pegasus (Built-in encriptor)

6. En el cuadro de edición Password, teclea la palabra clave necesaria. Obviamente, debes conocerla para poder leer el mensaje.

7. Pulsa el botón OK para aceptar, y el mensaje se abrirá de la forma habitual

Nota:

Si utilizas una palabra clave incorrecta, el mensaje se abrirá, pero no contendrá el texto que se escribió originalmente, sino caracteres en una sucesión aleatoria